Проблемы внедрения систем автоматизированного (бухгалтерского) учета
Если Вы бухгалтер, имеете некоторое отношение к бухгалтерии или руководитель организации, то Вам может быть уже знакома эта проблема: уже заплачено за программное обеспечение, помогающее автоматизировать бухгалтерский (производственный) учет, но все или работает плохо или не работает вообще. Самое простое в данной ситуации обвинить организацию, предоставляющую услуги автоматизации в ненадлежащем исполнении статей договора. И это естесственно. Ведь для руководства свои сотрудники "роднее", чем работники какой-то иной организации.
Но вот в чем проблема: в аналогичных организациях то же самое ПО (программное обеспечение) работает достаточно успешно и надежно, отчеты в налоговую, пенсионный фонд, статистику и т.д. сдаются в срок и всегда без ошибок.
Перед руководством в случае неудач встают извечные вопросы: кто виноват и что делать.
Кто виноват и что делать?
Самым обидным в такой ситуации является то, что, как уже было сказано выше, в других организациях то же самое ПО работает нормально. В первую очередь руководству необходимо побеседовать с глазу на глаз со специалистом, внедряющим соответствующее ПО в организации. В нормальных случаях они ведут графики работы (учебы) и по ним можно отследить, что же именно было сделано, когда, сколько это отняло времени, что планируется сделать и какие проблемы возникали при внедрении системы. Факт проведения работ подтверждается подписью сотрудника организации-заказчика. Конечно же наличие графиков не раскроет полной картины проблемы, однако часто эти документы являются материальными доказательствами в подобного рода конфликтах.
Эта же беседа поможет понять, насколько сильно подготовлен специалист организации-исполнителя.
При этом необходимо уяснить следующее: в ПО не может не работать всё, как это частенько пытаются представить сотрудники. Все проблемы существуют в деталях и когда учет не ведется в электронном виде, то нет предмета для обсуждения. В этом случае понятно, кто виноват. Специалисты организации-исполнителя не в состоянии заставить работников другой организации что-либо делать. Это не входит в их обязанности.
Как это ни странно, но чаще всего именно отсутствие самодисциплины со стороны содрудников и надлежащего контроля со стороны руководства препятствуют нормальному внедрению программного обеспечения подобного рода.
Отсутствие графиков, сбивчатые (а иногда и бестолковые) ответы специалистов организации-исполнителя свидетельствуют о том, что виновата все-таки последняя. В таком случае необходимо информировать руководство этой организации о проблеме и требовать заменить исполнителя.
Однако иногда и Ваши сотрудники и специалисты внедряющей организации молодцы. А проблемы есть. И в этом случае необходима беседа. Но в этом случае в ней могут участвовать уже все стороны, так как у всех уже возникла заинтересованность в успехе, ведь и время потрачено и силы. Чаще всего в таких случаях есть проблемы с оборудованием: сбоящее сетевое оборудование, малая мощность компьютеров, низкая пропусканая способность сети, проблемы с электричеством и т.п. В случае маломощных компьютеров проблему можно решить, например, установив сервер приложений. В этом случае покупается только один мощный компьютер. В настоящий момент стоимость подобного оборудования составляет от 400 до 800 у.е. Это решение помогает также устранить и медленно работающую сеть, так как все вычисления производятся на сервере, а остальным пользователям только показывается что происходит на сервере (нужно отметить, что передача происходит по высокоэффективным и сверхэкономным протоколам).
В любом случае необходимо предметно (детально) подходить к решению проблем автоматизации, так как мы имеем дело с жестко формализоваными, утвержденными на законодательном уровне алгоритмами, являющимися по сути деталями сложных систем.